各单位：
为规范公文办理程序，提高工作效率，明确工作责任，推进学校公文管理工作科学化、制度化、规范化，现结合工作实际，就学校公文管理提出如下要求，请遵照执行。
一、收文办理
1. 签收。各职能部门将收到的外单位来文统一交予党政办公室秘书处按照收文程序办理。
所指收文包括党和国家各级政府机关发给我校党委或行政的各类文件，包括决议、决定、公告、通告、意见、通知、通报、批复、函等。涉及各类竞赛、培训、交流活动等其他组织单位来文，须经相关业务部门负责人签署意见后，由相关业务部门上报至党政办公室。
2. 登记。党政办公室对公文的主要信息进行详细登记，并填写《收文承办笺》。
3. 批示。党政办公室根据公文属性，将公文呈报党委书记或校长进行批示。根据书记或校长批示精神，将公文呈报分管校领导阅批。
4. 承办。根据分管校领导批示意见，将公文转交承办部门落实，各部门办公室主任为文件领取人。
5. 归档。公文办理完毕后，各部门须将文件及落实文件相关材料交回党政办公室，由党政办公室统一归档与管理。个人不得保存应当归档的公文。
6. 借阅。借阅上级来文普通件，须在党政办公室《上级来文借阅登记册》登记后借阅，严禁涂改、圈画、抽取、撤换文件。借阅完毕后要及时归还至党政办公室。借阅上级来文密件，请参照《河北工程技术学院涉密文件管理规定》执行。
二、发文办理
1. 草拟。各部门根据工作需要草拟公文。起草部门完成初稿后，报部门负责人、分管校领导、党委书记或校长，进行逐级请示。
2. 校对。校领导同意行文后由党政办公室负责校对，原则上公文送交党政办公室校稿时间应比正式发文时间提前2个工作日以上，若有紧急情况需提前说明。
3. 签批。党政办公室完成校对后回稿至起草部门。起草部门确认校稿内容无误后填写《发文签批单》和《文件发送单位确
认单》，由部门负责人和分管校领导签字后，报送至党政办公室。
4. 审批。党政办公室主任审核、签字后，根据文件属性，将文件上报至党委书记或校长进行批示。
5. 盖章下发。党委书记或校长同意发文后，党政办公室印发公文。
6. 存档。公文、《发文签批单》及《文件发送单位确认单》由党政办公室存档。
三、呈报公文
1. 以学校名义向上级机关报送的总结、报告等公文，承办部门须按照上述“发文办理”程序执行。由党政办公室套用学校红头、加盖学校公章并印制后，承办部门负责向上级机关报送。
2. 除上级机关要求报送份数外，党政办公室和承办部门各执一份留存。
3. 承办部门要严格按照上级机关要求向其汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问和交办事项，并严格遵照学校文件制发报送程序进行呈报。
四、其他要求
1. 未经学校正式审批，各单位不得擅自流转上级机关文件，不得以学校名义发文或向上级机关行文。
2. 本通知内容自发文之日起执行。
