各单位：
我校会议中心已正式启用，为加强会议中心管理，确保会议室规范、有效使用，现对会议中心使用管理事宜通知如下：
一、基本情况及功能定位
学校会议中心涉及的报告厅、第一会议室、第二会议室、第三会议室、第四会议室面向各单位公开使用。
基本情况及功能定位如下：
会议室
名称 |
配备系统 |
容纳
人数 |
功能定位 |
| 报告厅 |
投影、灯光、会议系统 |
358人 |
学校组织召开的大型会议/活动、学术报告等 |
| 第一会议室 |
LED屏幕、会议系统、视频系统及教育厅视频专线 |
128人 |
教育厅视频会议、小型学术报告、培训讲座、二级学院全体会议等 |
| 第二会议室 |
98寸会议平板 （可触控） |
64人 |
校级会议、中层干部例会、多部门召开的重要协调会议、专题会议等 |
| 第三会议室 |
LED屏幕、会议系统 |
68人 |
校级重要会议、重要外事活动及上级接待来访会议、经党政办公室批准的校级其他重要会议 |
| 第四会议室 |
投影、会议系统 |
80人 |
各单位例会、专题会议、涉及学生的座谈会等各类会议 |
二、会议室的管理
1. 会议室由学校党政办公室会务与接待中心统筹管理、调度和监督。
2. 遵循校级会议或活动优先原则，如无重大会议及活动安排，则按照申请时间先后顺序安排会议室。
3. 校属各单位原则上由院（部）办公室主任负责会议室的申请和工作对接。
三、会议室的使用
1. 会议室的使用遵循“谁使用，谁负责”原则，使用单位负责会前会场布置、会场秩序、公物维护、会后卫生清洁和整理等工作。
2. 会议室实行预约登记制度。使用部门需提前两个工作日填写《河北工程技术学院会议室预约申请表》（附件），经党政办公室审批后方可使用。
3. 使用会议室当天领取钥匙；会后由党政办公室会务与接待中心验收后交回钥匙。
4. 变更或取消使用计划时，须提前一个工作日通知党政办公室会务与接待中心。
四、注意事项
1. 会场布置所涉及物料须提前沟通。严禁使用胶带、双面胶粘贴或使用铁钉打孔；严禁在会议中心内张贴悬挂横幅标语。使用单位需提醒本单位教工自觉维护会议中心卫生及设备。
2. 会议中心多媒体设备由党政办公室会务与接待中心专人操作，各单位在使用前需与党政办公室会务与接待中心充分沟通设备使用需求。若发现设备故障或隐患应及时上报。
3. 未经允许，任何部门和个人不得擅自使用会议室，挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。
4. 严禁涉及商业的各类活动。
河北工程技术学
2022年6月17日
